Der Wechsel vom Studienalltag in die Berufspraxis ist nicht leicht. Während forschendes Lernen auf der einen Seite viel Freiheit bietet und zu kreativem Denken und Umwegen ermuntert, ist auf der anderen Seite effizientes Arbeiten nach klaren Vorgaben gefragt. Sobald Studenten in Praktika, Nebenjobs, einem dualen Studium oder als Werkstudent für Unternehmen arbeiten, zählt strukturiertes Arbeiten. Diese Tipps und Methoden helfen.
Zeiteinteilung ist das A und O
Strukturiertes Arbeiten heißt hier vor allem: Aufgaben nachvollziehbar planen, Prioritäten erkennen, Absprachen einhalten und Arbeitsschritte so organisieren, dass Studium und Job miteinander vereinbar bleiben. Je nach Rolle kann das unterschiedlich aussehen. Ein Werkstudent arbeitet oft näher an laufenden Projekten, ein Praktikant braucht häufiger Orientierung, und bei einem Nebenjob stehen meist klar abgegrenzte Aufgaben im Vordergrund.
Worin unterscheiden sich die Erwartungen?
Im Unternehmen wird meist weniger Eigenplanung als im Studium erwartet, dafür aber mehr Verlässlichkeit, Rückmeldung und saubere Abstimmung. Genau deshalb hilft eine klare Struktur nicht nur bei der eigenen Zeitplanung, sondern auch bei der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen.
Strukturierte Arbeit beginnt mit einer guten Zeiteinteilung. Gerade für Studenten, die gleichzeitig noch Aufgaben an der Hochschule bewältigen müssen, ist diese enorm wichtig. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die Arbeit für das Unternehmen zu stark um sich greift. Das rächt sich, sobald Deadlines für Hausarbeiten anstehen.
Bei der Zeiteinteilung werden feste Zeitabschnitte unter der Woche der Arbeit für das Unternehmen zugeteilt. Dabei bleibt eine professionelle Zeiteinteilung allerdings nicht stehen. Es ist empfehlenswert, die Zeiteinteilung mit konkreten Aufgabenbereichen und einer Priorisierung von Aufgaben zu verbinden. Das gibt dem Arbeiten Struktur und sorgt für Effizienz.
Zeit einteilen und Aufgaben zuteilen
Am Wochenanfang lohnt sich ein kurzer Überblick: Welche Aufgaben sind offen, welche haben Priorität und welche Termine aus dem Studium stehen an? Danach lassen sich feste Arbeitsblöcke einplanen. Ein konzentrierter Block kann zum Beispiel für anspruchsvolle Aufgaben reserviert werden, während kleinere Tätigkeiten in ruhigeren Zeiten erledigt werden. So entsteht ein Arbeitsrhythmus, der sowohl für das Unternehmen als auch für den Studienalltag funktioniert.
So hilft die Wochenplanung im Alltag
Wer Aufgaben früh sortiert, vermeidet hektische Nachfragen, Doppelarbeit und Stress kurz vor Abgabefristen. Gleichzeitig wird sichtbar, wann neue Aufgaben noch hineinpassen und wann eine Rücksprache nötig ist.
Eine solche Priorisierung wird am Anfang der Woche überblickt. Egal ob als Werkstudent, Praktikant oder Minijobber: Am Beginn eines jeden Arbeitstages werden die vorhandenen Aufgaben dann kleinteilig zugeteilt. Bei der Arbeit in Unternehmen passiert es oft, dass während des Tages zusätzliche Aufgaben hinzukommen.
Professionelle Priorisierung strukturiert Arbeiten nach in vier Kategorien von besonders dringenden Aufgaben zu Sachen, die aufgeschoben werden können. Bei der Strukturierung sollte neben der Dringlichkeit der Zeitaufwand einer Aufgabe beachtet werden.
Das ist wichtig, weil der effiziente Arbeitsalltag einen Wechsel verschiedener Phasen bildet. Man beginnt ihn mit kleinen Aufgaben, die in kurzen Arbeitsphasen schnell erledigt werden können. Darauf folgen lange Arbeitsphasen mit wichtigen Aufgaben, die viel Konzentration erfordern. Die Strukturierung setzt sich im Wechsel fort.
Priorisierung nach Pareto-Prinzip
Die priorisierten Aufgaben werden den jeweiligen Phasen zugeteilt. Profis wenden das 80-20-Prinzip an. Diese Methode ist nach einer Erkenntnis des italienischen Wirtschaftswissenschaftlers Vilfredo Pareto benannt und bildet eine goldene Regel beim strukturierten Arbeiten.
Pareto fand heraus, dass sich um normalen Arbeitsalltag in Unternehmen 80 Prozent der anstehenden Aufgaben mit einem Energieaufwand von 20 Prozent erledigen lassen. Die restlichen 20 Prozent erfordern umgekehrt 80 Prozent an Energie. Fängt man am falschen Ende an, schafft man kaum etwas. Wer dagegen die 20 Prozent identifiziert und strukturiert vorgeht, macht sich schnell einen Namen als effizienter Arbeiter.
Es ist wichtig, sich bestehende Aufgaben in Bezug auf die damit verbundenen Ziele und laufende Projekte klar vor Augen zu führen. Ein nützliches Mittel an der Stelle ist das sogenannte Lastenheft. Diese ermöglichen zugleich eine transparente Kommunikation zwischen Unternehmen, Auftraggebern und Beschäftigten.
Lastenhefte kommen aus dem Projektmanagement und sind bei der Arbeit in unternehmerischen Kontexten gängig. Die Hefte dokumentieren konkret Zielsetzungen von Arbeiten, Funktionalitäten, allgemeine Rahmenbedingungen und Lieferumfänge. Es gibt in Deutschland eine offizielle Norm für Lastenhefte. Das hat für Studenten den Vorteil, dass sie auf ein offizielles Dokument zurückgreifen können, das keine wichtigen Dinge vergisst.
Effizient kommunizieren im Unternehmenskontext
Eine Mail eignet sich vor allem für kurze Fragen, feste Absprachen und dokumentierbare Inhalte. Ein Gespräch ist besser, wenn mehrere Punkte unklar sind oder wenn schnell eine gemeinsame Lösung gefunden werden soll. Ein Telefonat kann sinnvoll sein, wenn eine Rückfrage zügig geklärt werden muss und kein längerer Schriftverkehr nötig ist.
Wer das passende Medium auswählt, spart Zeit und vermeidet Missverständnisse im Arbeitsalltag.
Eine zentrale Stütze für strukturiertes Arbeiten ist eine angemessene Kommunikation im Arbeitsalltag. Sie beginnt damit, dass man Unklarheiten offenlegt und Fragen stellt.
Bei Mails zählt eine prägnante Betreffzeile, die sofort deutlich macht, worum es geht. Der Mailtext sollte in kurzen Sätzen abgefasst werden, maximal fünf Sätze lang sein und klare Ansagen oder Fragen enthalten.
Sobald längere Ausführungen notwendig sind, empfiehlt sich ein Gespräch oder Telefonat. Langer Mailaustausch wird ansonsten schnell zum Zeitfresser und zur Quelle zahlreicher Missverständnisse.
Fazit
Strukturiertes Arbeiten lebt davon, dass Aufgaben priorisiert und in passende Zeitabschnitte einteilt. Sie sollten den Tag so einteilen, dass kurzes Wegarbeiten und konzentrierte Arbeit im Wechsel erfolgen und nach klaren Priorisierungen gearbeitet wird. Eine Dokumentation von Aufgaben und eine effiziente Kommunikation sind unabdingbar.
Checkliste: So arbeiten Studenten strukturiert im Unternehmen
- Aufgaben zu Beginn kurz sichten und nach Dringlichkeit ordnen
- Feste Zeiten für Studium, Arbeit und Erholung getrennt einplanen
- Unklare Punkte frühzeitig nachfragen
- Große Aufgaben in kleine Arbeitsschritte zerlegen
- Wichtige Absprachen kurz festhalten
- Störungen für konzentrierte Arbeitsphasen möglichst reduzieren
- Am Tagesende offene Punkte für den nächsten Arbeitstag notieren
Typische Fehler beim strukturierten Arbeiten
Ein häufiger Fehler ist, Aufgaben nur nach Gefühl zu bearbeiten, statt sie klar zu priorisieren. Ebenso problematisch ist es, den Studienaufwand zu unterschätzen und Arbeitstage zu voll zu planen. Auch zu viel Kommunikation über lange Mailketten kann Zeit kosten, wenn eine kurze Rückfrage schneller wäre.
Besser ist es, Aufgaben früh zu ordnen, realistisch zu planen und bei Unsicherheiten direkt zu klären, was wirklich gebraucht wird.
FAQ: Strukturiertes Arbeiten als Student
Wie schaffe ich es, Studium und Arbeit zu verbinden?
Hilfreich sind feste Zeitblöcke, eine realistische Wochenplanung und das frühe Erkennen von Engpässen. Wichtig ist, Aufgaben nicht erst am selben Tag zu ordnen.
Was mache ich, wenn zusätzliche Aufgaben dazukommen?
Neue Aufgaben sollten kurz eingeordnet werden: Ist die Aufgabe dringend, wichtig oder kann sie warten? Bei Unsicherheit ist eine schnelle Rückfrage besser als spätere Korrekturen.
Warum ist ein Lastenheft hilfreich?
Ein Lastenheft hilft dabei, Ziele, Rahmenbedingungen und Lieferumfänge klar zu erfassen. So wird leichter verständlich, was im Unternehmen genau erwartet wird.
Jenny ist Mutter, Hundezüchterin und begeisterte Camperin. Früher hat sie vor allem gezeltet, doch heute, mit Ihren Kindern, ist sie meist im Wohnmobil unterwegs und hat für die Kinder ein Zelt dabei.
Mit vielen Jahren Erfahrung lektoriert und korrigiert Jenny zugelieferte Texte und berichtet zudem über ihre persönlichen Vorlieben ebenso gerne, wie über Neuerscheinungen und besonders beliebte Produkte im Bereich Camping und Outdoor.
Hinweis: in dieser Box siehst du, wer den Text korrigiert, lektoriert und für die Veröffentlichung aufbereitet hat. Es muss sich nicht zwingend um den Autor handeln.
- Garten- und Landschaftsbau: Kunst und Handwerk im Grünen - 26. Oktober 2023
- Der Weg zum Arztberuf: Eine detaillierte Betrachtung - 26. Oktober 2023
- Das Berufsfeld des Anwalts - 26. Oktober 2023
